V Shipardu, je možno po nastavení možno ihned zpracovávat běžný rok, pokud jste ovšem firma s nějakou historií, a potřebujete především denně účtovat bankovní výpisy, je vhodné již mít nastaveny minimálně předběžně Počáteční stavy pohledávek a závazků (Dále jen PS).

Pro tento účel můžete zvolit buď ruční cestu tj. v dokladech Počátečních stavů tj. ve vnitřních účetních dokladech druhu Otevření/Uzavření účetních období přidat ručně nový doklad ideálně samostatně pro každý analytický účet pohledávek a závazků, někdy dokonce pro každou Osobu, pokud s ní máte velký počet neuzavřených saldokontních případů.

Příprava na PS v předchozím IS

Příprava by měla zahrnovat především v předchozím systému:

• Maximální vyčištění saldokont pohledávek a závazků, tedy mít i proúčtovány všechny výpisy z bank, zápočty, předpisy úvěrů a dalších zúčtovacích vztahů
• Vyřešit případy, kdy máte úhradu nebo vyrovnání bez předpisu
• Zúčtování všech haléřových rozdílů
• Zúčtování všech kurzovních rozdílů u pohledávek a závazků v cizí měně
• Kontrola správnosti naplnění především IČ všech osob, které mají nenulové zůstatky pohledávek a závazků
• Zúčtování a případně návrh na zápočty pohledávek a závazků
• Kontrola saldokonta poskytnutých a přijatých záloh, zda byly řádně vyúčtovány

Dalo by se tedy konstatovat, že ideálně by bylo mít provedeny kompletní inventury Pohledávek a Závazků za předcházející rok

Příprava na PS v Shipard

Příprava v samotném Shipardu předpokládá, v podstatě kompletní nastavení a to především:

• Zadání, kontrola a doplnění všech Osob, které budou mít v PS evidované saldokontní případy pohledávek a závazků, KLíčovým údajem pro samotné počáteční stavy, jsou především
  • Přesný obchodní název
  • IČ nebo údaj ho nahrazující např. OID u zahraničních osob, Osobní číslo u pracovníků, původní ID v předchozím systému, ..
  • Optimálně všechny adresní a komunikačních údaje z předchozího systému
  • Bankovní spojení
  • Pokud nevyužijete import Osob z předchozího systému při implementaci, je vhodným postupem je Postup pro přidání Osoby z ARES, případně postupy pro Vyhledání osoby v zahraničí
• Nastavení Shipardu
  • Účty pohledávek a závazků v účtovém rozvrhu s vazbou na tzv. Účto-položky a přesné nastavení jejich saldokontnosti
  • S Vaším konzultantem Shipard, ověřit, že jsou správně nastaveny číselníky Druh dokladu, Číslené řady pro počáteční stavy
  • Oprávnění Uživatele: pro počáteční stavy musíte mít oprávnění: Účetnictví a Finance
  • Období: Musí být nadefinováno Fiskální období pro otevíraný účetní rok