Počáteční stavy - Import z CVS

#4411

ANOTACE

  • Autor: Karel Jačko 08.03.2020
  • Datum poslední změny: 15.03.2020 doplněna struktura souboru
  • Obsah: Postupy zpracování počátečních stavů v Shipardu, importem účetní dávky přípravené v Excel nebo jiném tabulkovém SW a uloženém jako formát CSV
  • Související: Osoby, Účtový rozvrh, Účto-položky, Saldokonta, Měny,
  • Odkaz na DEMO příklad CVS: Import PS 321

Popis struktury a podmínky importu

Pokud jste již udělali přípravu jak bylo popsáno v na stránce Počáteční stavy – Při přechodu z jiného systému , můžete si připravit import ze souboru s položkovým soupisem pohledávek a závazků ve formátu CSV v této struktuře:

  • Text – který obsahuje popis účetního případu v případě faktury, co bylo předmětem dodávky, zakázka … (většinou úvodní text na faktuře v záhlaví)
  • Vystaveno – Datum účetního případu ideálně účetní datum nebo datum vystavení faktury ve formátu DD.MM.RRRR
  • Splatnost – Datum splatnosti faktury ve formátu DD.MM.RRRR
  • VS – Variabilní symbol
  • SS – Specifický symbol
  • IČ – Identifikační číslo Osoby – (Pozor: aby se Osoba „chytla“ je nutno aby již před importem byla zavedena)
  • Účet – Analytický účet pro zaúčtování pohledávky nebo závazku
  • Měna – ISO třímístný kód měny např. CZK, USD, EUR, měna musí být k dispozici v Shipardu
  • MD – Částka na straně MD
  • DAL – Částka na straně DAL

Upozornění:

  • Pokud budou v souboru i jiné sloupce potřebné pro Vaši orientaci a přehled, ničemu nevadí jen nebudou importovány
  • Pokud nebude uvedena Měna má se za to že to je domácí měna tedy nejčastěji CZK
  • Pohledávky a závazky v jiných měnách je třeba pořizovat do samostatných Účetní dokladů PS, kde v hlavičce bude před importem nastavena měna
  • Pokud jsou pohledávky a závazky účtovány na více analytických účtech např. 311.100, 335.100 314.xxx a pod je vhodné mít na každý analytický účet samostatný doklad.
  • Pokud mátě s nějakým partnerem velké množství otevřených saldokontních případů, je vhodné jako v následujícím příkladě tyto také importovat samostatně
  • Naimportované Účetní doklady se stovkami řádků se v SHIPARDu jen nesnadně editují a opravují, není možno vyfitrovat konkrétní řádek a tak raději po menších a logicky uspořádaných dokladech včetně popisu v záhlaví, jak uvedu na příkaldě

Postup

Krok 001 – Příprava v tabulce mimo Shipard

V Tabulkovém programu (Excel, Tables, Google Tabulky a pod.) připravím soubor pro import např. takto

Tuto tabulku uložíme ve formátu CSV

Krok 002 – Doklady počátečních stavů

Doklady (Vnitřní účetní doklady – dále jen VÚD) pro počáteční stavy saldokont se vytváří v menu Účtárna kde v levém dolním rohu je ikona

Zde bude tento postup:

  • Přidání nového VÚD zeleným tlačítkem Přidat
  • V hlavičce rozpracovaného VÚD vybereme druh dokladu Počáteční stavy saldokonta
  • Pokud je celý případ na jednu Osobu můžeme ji zadat do pole Osoba, našem příkladě se jedná o firmu ČSOB pojišťovna s IČ 45534306, která ještě není zavedena
  • Můžeme tedy osobu přímo přidat, Pozor firma má skupinové DIČ – doporučuji přímo opravit ale ponecháme pro ukázku problémů s tím spojených v DPH
  • Datum u ručně založených dokladů musí být první den Fiskálního roku, kterému děláme počáteční stav např. 01.01.2020 nutno u pole Účetní datum, ale nevadí i u datumu vystavení
  • Daňové období se nevyplňuje je určeno pro doklady zúčtování DPH
  • Měnu nastavíme podle měny saldokontních případů v importované dávce. POZOR: není v jednom dokladě více měn
  • Ve sloupečku Počáteční stav vyznačíme ANO, bez toho by se jednalo o účetní doklad ledna 2020
  • Text dokladu: Metodika UZB (Účtárna za Bukem) má tuto syntaxi: PS 2020 Závazky 321.100 ČSOB Pojišťovna ...
  • Ještě jednou si zkontrolujte hlavně účetní datum a to, že jste vyznačili Počáteční stav a můžete hlavičku uložit tlačítkem Uložit a Potvrdit, tím dostane doklad přidělené interní číslo VÚD
  • Import je možný jen do nového nepotvrzeného dokladu, nebo dokladu ve stavu Oprava (jedná se myslím spíš o chybu logiky, mělo by jít i opakovaně importovat do potvrzeného dokladu, který zatím není uzavřen ale, stav v opravě je vždy k dispozici)

Na obrázky níže v galerii postup klikněte a otáčejte šipkami vlevo a vpravo

Samotný import zpustíte oranžovým tlačíkem z prohlížeče VÚD, které se objeví, pokud dáte tzv. FOKUS potvzenému dokladu z postupu výše

A nyní již tyto obrazovky v galerii dokumentují tento postup:
Previous Next

Krok 003 – Doplnění a zaúčtování

Pokud vše proběhlo OK, stačí přidat na konci řádek s pohybem Účetní zápis na účtě 701.100 na kterém uvedeme úhrnný nevyrovnaný obrat na MD nebo DAL jak vyplývá z částek v pravém horním rohu

HOWG

Obsah


* * *