Úvod

V účetní kanceláři Karel Jačko – PULS, která spolupracuje na projektu SHIPARD a Účetnictví.Online, používáme celá desetiletí propracovanou metodiku práce s přijatými fakturami a jinými obdobnými nákupními doklady, které souběžně bývají:

• předpisem závazků do evidence v saldokontech
• Komplexním vyúčtováním firemních výdajů na střediska, zakázky, projekty a jiné tzv. nositele nákladů
• daňovým dokladem, který spadá do přiznání k DPH, Kontrolního hlášení, EET, Souhrnného hlášení a dalších navazujících evidencí a podání
• Účetním dokladem podle Zákona o účetnictví

Organizace evidence přijatých faktur v SHIPARD zahrnuje:

• Dohoda nebo nastavení zasílání faktur od dodavatelů přímo a jednotlivě do knihy Došlé pošty ideálně na email Vaše licenční číslo@shipard.cz např. zasílání faktur do firmy SHIPARD s.r.o. na email.: shipard@shipard.email;
• Pokud faktury máte od dodavatele pouze v papírové podobě, je ideální cestou libovolný stolní skener nebo některá s výborných mobilních aplikací jako např. Scanner Pro, která umí naskenované dokumenty přímo a jednotlivě posílat do knihy došlé pošty (na email viz předchozí bod);
• Před pořízením první faktury optimálně nastavit s našim konzultantem evidenci došlé pošty a číselnou řadu resp. řady přijatých faktur
• Seřazení a Kontrola duplicit faktur, které budete pořizovat, je klíčová pro správnost jak účtování tak evidence DPH souvisejících s nákupními doklady. Program SHIIPARD nemá automatickou kontrolu duplicity pořízení stejné faktury od stejného dodavatele v roce a je tedy vhodné si před pořízením dávky faktur ověřit zda již nejsou v systému námi nebo jiným uživatelem pořízeny. K tomu je vhodná právě naše metodika jak seřazení, tak i označování a doplnění faktur před jejich zaúčtováním a uložením do pořadačů nebo datových uložišť;
• Správně evidence dodavatelů a jejich identifikačních, kontaktních, platebních a dodacích údajů;
• Volba a kontrola věcné a formální správnosti nákupních dokladů v obchodní, finanční, daňové i účetní rovině;
• Vhodná metodika účtování na analytické účty, závazků (saldokonta), správná metodika evidence a zúčtování záloh, zádržného, kaucí a samozřejmě optimální zaúčtování nákladů a výdajů na střediska, zakázky, projekty, Osoby a jiné nositele nákladů (majetek, stroje, vozidla, dotační tituly …). Správné pochopení účtování pohybů daní (DPH, Silniční daně, Správních poplatků a jejich zahrnutí a automatizace do daňových přiznání a hlášení)
• Správné uspořádání, ukládání, evidence, vyřazování a archivace výsledků zaúčtování faktur jak v PAPÍROVÉ tak i případně v moderní BEZPAPÍROVÉ po­době
• Oběh dokladů ve firmě (WorkFlow), Vnitřní kontroly evidence faktur mezi jednotlivými účastníky zpracování (Osoby odpovědné za objednání, nákup, schválení nákupu, zaúčtování, zpracování daní, kontrolu, reklamace, platební styk, …)

Časté a související dotazy:

• Je možno aby faktury po pořízení následně zkontrolovala a zaúčtovala naše externí účetní?
• Je možno faktury kdykoliv následně opravit, smazat nebo jinak odstranit ?
• Musím faktury za hotové pořídit do pokladny nebo do Přijatých faktur i do pokladny?
• Musím mít přijatou fakturu v papírové podobě nebo mi stačí DPH v emailu?
• Jak je to s podpisy dodavatele a povinností razítka na faktuře
• Musím mít elektronický podpis a časové razítko. Pokud mám jak s ním pracovat ?
• Kontroluje SHIPARD duplicitu pořízení stejné faktury, od stejného dodavatele v jednom roce?
• Jak pořídit faktury zaplacené platební kartou a jak je spárovat s bankou, když tam banka neuvádí bankovní spojení dodavatele ani variabilní symbol?
• Musí se účtovat faktury ze zahraničí, EU, nebo od institucí na jiné účty závazků než účet 321 ?
• Musím používat nebo k čemu je vhodné používat při účtování střediska, Projekty
• Musím znát zákon o DPH ?
• Je možno fakturu rozúčtovat na více středisek, zakázek, vozidel, telefonů. nákladových účtů? A je možno toto nějak zautomatizovat?
• Jak zaúčtovat složenku nebo dopis na zaplacení daní a jejich příslušenství, penále, smluvní pojištění, zálohovou fakturu, doměrku daní. Jsou to vůbec přijaté faktury?
• Jak pořídit a zaúčtovat fakturu z Číny, USA, jiného státu EU?
• Co je to intra-komunitární plnění ?
• Je možno evidovat, účtovat a platit faktury v jiné měně?
• Co když uhradím fakturu v měně v jiné měně nebo v českých korunách?
• Jak zaokrouhlovat a zúčtovávat haléřové a kurzovní rozdíly?
• Jak se pracuje se poskytnutýma zálohama, zádržným, kaucemi a zálohovými daňovými doklady?
• CO je to DUZP ?
• Jak naložit s fakturami, kde dodavatel uvádí pořád stejný variabilní symbol? (Mobilní operátoři, naše IČ u výměrů institucí, a další)
• Jak účtovat a evidovat vratné obaly a jejich dobropisy?
• Je možno přijímat zásoby fakturou přímo na sklad?
• Je možno pořizovat drobný a dlouhodobý majetek přímo do karet majetku, nebo to nějak provázat ?
• Je možno vykazovat náklady na majetek, vozidla, telefony, pracovníky a pod? A to včetně ujetých km, nebo spotřebovaných energií ? A je to možno potom někde vyhodnotit?
• Je možno načíst fakturu nebo její platební část z QR kódu?
• Je možno naimportovat fakturu ve formátu ISDOC?
• Je možno synchronizovat (automaticky pořizovat) faktury mezi mými dvěma firmami, které obě používají SHIPARD ?
• Jaké jsou rozdíly mezi pohyby na řádku faktury?
• Musím částky základen a daní k DPH uvádět na faktuře přesně tak, jak je uvedl v rekapitulaci dodavatel?
• Musím kontrolovat jak bude faktura zahrnuta do kontrolního hlášení?
• Je možno zajistit, aby nikdo neopravil fakturu, která již byla zahrnuta do podaného kontrolního hlášení a přiznání k DPH?
• Je možno zajistit, aby nikdo již neopravil fakturu v účetním období, které již bylo uzavřeno?
• Jak evidovat faktury minulých roků?
• Jak rozúčtovat faktury, kde jsou výdaje v běžného, minulého nebo příštího účetního roku nebo měsíčního období?
• Co dělat, když faktura z hlediska účtování a DPH patří do různých období resp. roků?
• Co dělat když nám dodavatel vystavil fakturu na nesprávný název, IČ, DIČ, Adresu?
• Musím nějak kontrolovat a evidovat bankovní spojení dodavatele ?
• Jak správně evidovat platební údaje : variabilní, specifický, konstantní symbol? Jsou povinné?
• Je možno položky na řádku faktury pořizovat čtečkou čárových kódů?
• Můžu přímo na faktuře doplnit: Osobu dodavatele, Položku zásob, středisko, měnu, …?
• Je možno mít více dokladových řad faktur, když máme více středisek?
• Je vhodné nebo nutno, udělat samostatné číselné řady na faktury za hotové, dobírku, pořízení zásob do skladu, pořízení majetku a pod?
• Co je to saldokonto?
• Jak je možno faktury přímo hradit ze SHIPARDu?
• Jak evidovat částečné úhrady?
• Jak dělat zápočty?
• Jak evidovat upomínky?
• Jak dělat dobropisy a tzv. Opravné daňové doklady?
• Dělat, když najdu nepořízenou fakturu minulých roků? Mám ji vyhodit?