Pro pořizování přijatých faktur přes evidenci Došlé pošty je ideální stav, že všichni dodavatelé zasílají faktury Vaší firmě přímo do knihy došlých faktur. K tomu účelu je vhodné:

• Požádejte servis SHIPARD o zřízení Vaší emailové schránky pro knihu došlé pošty v dohodnutém tvaru. Standardně má evidence došlé pošty email CisloVasiDatabase@shipard.email
• Například Databáze DEMO s.r.o. má adresu knihy došlé pošty: https://b2gf.shipard.cz/…pp/dashboard, kde číslo databáze je 78567706081224. Pokud tedy pošlete doklad emailem na adresu 7856770608122­4@shipard.ema­il dojde jako příjatá pošty do této databáze.
• Oslovit všechny stálé i nové dodavatele Žádostí o zasílání faktur a ostatních dokladů na emailovou adresu Vaší databáze shipard
• Pokud máte od dodavatele zřízen přístup nebo nějaký on-line účet do do jejich eshopu resp. nastavení zasílání výpisů, objednávek a faktur přímo na konkrétní email, uveďte
• Standardně tak můžete nastavit emaily např. u všech českých mobilních operátorů, velkých dodavatelů výpočetní techniky (ALZA.CZ) ale také při každém zřízení vlastního účtu na různých eshopech, kdy místo nebo vedle osobního emailu nastavíte ještě email firma@shipard.email.
• Další variantou je přeposílání emailů z vlastní schránky ručně, nebo pomocí ALIAS účtů, resp. např. v Google účtu s využitím filtrů, kde můžete určit, že emaily z konkrétních adres budou automaticky přeposlány do shipard. V tomto případě ale ztratíte možnost přesně identifikace dodavatele.
• Pokud dojde do knihy došlé pošty faktura z emailu, kterou jste dodavateli zaevidovali v Osobě, bude tento email provázán s touto osobou;
• Pokud bude email zaslán také na Osobu uživatele SHIPARD, bude uveden v sloupci Určeno;
• Pokud bude email v kopii poslán na jinou osobu uživatele SHIPARD, bude uveden v sloupci Na vědomí;

Poznámka: To platí, pokud budou tyto osoby zavedeny jako uživatelé s oprávněním k došlé poště a budou zaregistrován i dotčený email;

Libovolnou došlou poštu může pověřená osoba např. sekretařka podle dohodnutých pravidel:

1. Otevřít a opravit
2. Doplnit správně dodavatele nebo jiného odesílatele zprávy a k tomu využít jeho načtení z veřejných registrů přes IČ
3. Doplnit všechny kontaktní (emaily, telefony, faxy, datovou schárnku, webovou adresu, bankovní spojení) údaje ze zprávy a ověřit vše ve veřejných registrech a na stránkách dodavatele;
4. Zatřídit zprávu do správného druhu zprávy
5. Potvrdit nebo opravit datumy a termíny
6. Doplnit částky a měny
7. Doplnit popis a předmět zprávy
8. Zkompletovat a doplnit do přílohy vlastní objednávku, dopisy a pod.
9. Přidělit projekt, zakázku, Etapu, Složku …
10. Určit důležitost
11. Určit osoby, kteří mají zprávu vyřídit (Pro) a nebo ji mají mít k nahlédnutí (Na vědomí)
12. Způsob zařazení a zobrazení v Přehledu