Základní nastavení, tak jak je uvedeno již v části Příprava, prvním a nejdůležitějším nastavením Vaší databáze. Vyplněným údajům věnujte maximální pozornost, vzhledem k tomu, že se tyto údaje přenášení především do výstupních sestav jako je formulář vydané faktury Pro potřeby daňových přiznání a dalších dokumentů evidovaných v účetnictví.

Zde bych jen doplnil to co již bylo napsáno v části Příprava, že údaje o vlastní osobě jsou zde napojeny na evidenci Osoby, kde pokud je Vaše firma OSVČ, může se Vaše Osoba v systému vyskytovat i vícekrát, tj. jednou jako:

• Definice Vlastní firmy se všemi, identifikačními a adresními údaji, firemním bankovním spojením,komu­nikačními údaji jako jsou emaily a telefony na Vaši OSVČ a třeba také s firemní datovou schránkou,
• Definice jako Uživatel, který je vybaven přístupovými právy do systému Shipard, zatříděním do systémových skupin, jako jsou Správci, Účtárna, Podpora Shipard, nebo také do Vašich interních skupin Zaměstnanci, DPP, Vedení,…

Je užitečné tyto dva pohledy na vlastní Osobu nezamněňovat.

V některých situacích zejména pro potřeby saldokont zavádíme v Účtárně za Bukem svoji osobu pro účetní účely duplicitně, aby se např. závazcích nemíchaly závazky vůči OSVČ nebo Jednateli z různých důvodů a v saldokontě se přirozeně sumovaly např. závazky:

• Vyúčtování pracovních cest (analytický účet 335)
• Závazky z doplatků mezd (analytický účet 333 nebo 331)
• Závazky z titulu krátkodobých půjček do firmy (analytický účet 249)

Konflikt emailů

POZOR! v příkladě na obrázku výše vyplývá, že je vhodné mít i v rámci přípravy vyřešen koncept firemních emailů, kdy ve firemním záznamu, je vhodné mít emaily jako:

• vedení@demo1.cz
• info@demo1.cz
• demo1--fakturace@shipard.email , tedy email ze sekce Workflow, který navádí dodavatele na faktuře, přes který email má s námi komunikovat přímo do určené sekce Shipard

a v definici vlastní Osoby jako uživatele, zaměstnance resp. majitele firmy:

• dezo.pipmprle@demo1.cz