Před založení nové databáze je třeba si připravit

První přihlášení a podklady pro rychlé nastavení

Po založení nové databáze, Vám z emailu Technické podpory Shipard mailto:suppor­t@shipard.com přijde do e-mailové schránky účtu, který jste použili pro registraci Vás jako uživatele tento email. Kliknutím na odkaz se Vám otevře dialog pro první přihlášení a zadání přihlašovacího hesla. Příprava by měla spočívat v tom, že:

• Máte jasno v tom jaké heslo budete používat a jakou zvolíte metodu jeho zapamatování
• Heslo by optimálně mělo mít malá a velká písmena bez diakritiky a číslice např. HesloMoje156 a tedy i bez mezer a speciálních znaků, které neumíte naslepo zadat z klávesnice, nebo mobilu
• Pozor! – Heslo v tomto dialogu jako obvykle zadáváte 2×
• Seznam a příklady **Vlastních bankovních účtů, ideálně první výpis v roce, kde jsou uvedeny i potřebné údaje jako
  • Číslo bankovního účtu, Směrový kód banky, IBAN, SWIFT, Adresa a idetifikace banky, Měna a další potřebné údaje
• Interní směrnice obsahující především metodiku
  • Číslování a hierarchie středisek
  • Práci s číselnými řadami dokladů
  • Jiné registrace firmy u Správce daní, ČSSZ (včetně VS u OSSZ) , Zdravotních pojišťovně
  • Registrace pro Zákonné pojištění pracovních úrazů u Kooperativa nebo jiné pojišťovny
  • Seznamy živých exekucí s adresářem a spojeními na Exekutorské úřady
  • Seznamy pracovníků s pracovní smlouvou nebo dohodami, především s jejich Osobními čísly a bankovními spojeními na vyplácení mzdy
  • Údaje klíčových dodavatelů a Odběratelů, kteří mají být převedeni do evidence osob včetně korektními komunikačními údaji a další

Obchodní jméno a identifikace firmy

• Obchodní jméno firmy a její přesnou adresu a identifikaci,
• pokud se jedná o tuzemskou podnikající firmu může stačit znalost IČ. Technická podpora Shipard, která databázi zakládá načte IČ z veřejného rejstříku ARES

Základní nastavení

V Nastavení nové databáze budete muset nadefinovat údaje, které se následně využívají v řadě evidencí a dalších nastavení a také především v tiskových sestavách, Tyto údaje je možno i následně měnit, pokud dojde k jejich změně nebo doplnění v čase

• Název firmy Ideálně přesný obchodní název firmy, tak jak je uveden ve veřejných rejstřících viz výše
• Zkrácený název, který se zobrazuje v záhlaví programu, ideálně jednoslovný tak aby ho bylo možno pooužít pro stručné označení databáze a návazných interních emailů v Sekcích WorkFLow (budete seznámeni později)
• Stát, kde je firma registrovaná
• Kontaktní telefon ideálně na hlavní pověřenou osobu nebo ústřednu společnosti
• Kontaktní e-mail především na výše uvedenou odpovědnou osobu
• Web – pokud má firma internetové stránky nebo profil na sociální síti
• Registrace v OR/ŽÚ – Tedy přesnou identifikaci, kde je firma a pod jakým číslem jednacím registrovaná v ČR. Tyto údaje se zobrazuji hlavně při tisku dokladů, především na fakturách. Zdroje informací přes IČ jsou např.:
  • Justice
  • ARES
  • Živnostenský rejstřík
• Typ účtu pro nové uživatele, Po založení bude muset nadefinovat první uživatele a jejich role (přístupová práva) a jaký typ účtu budou mít. Uživatel Shipard, může mít:
  • lokální účet tedy přístup jen do této databáze
  • Shipard pro případy, kdy stejný uživatel i třeba jen pro potřeby DEMO verze má přístup do více databází, to je významné především pro účetní, které účtují více firem, pracovníky, kteří pracují v skupině firem, kde mají různé role a přístupy, často se může také jednat o externí správce, účetní, auditory a majitele skupiny firem firem
  • Pro každou takovou osobu je vhodné znát její:
    • Jedinečný přihlašovací e-mail
    • Jméno, Příjmení, Funkci, Role ve firmě
    • Slovní vyjádření práva přístupu k údajům v systému
    • Identifikace: Datum narození, OP, Osobní číslo, Rodné číslo', Adresa a další potřebné v kontextu jejich souhlasu v rámci aplikace GDPR ve firmě
    • Pro funkčnost Shipard je minimem jedinečné Jméno, Příjmení, e-mail, Typ účtu a Práva
• První měsíc fiskálního roku Je standardně Leden, pokud nemáte u správce daně provedenou změnu na jiné Fiskální období
• Periodicita DPH – Tak jak vyplývá z Vaší registrace k DPH u správce daně (Finanční úřad) a může nabývat hodnot:
  • Neplátce
  • Měsíční
  • Čtvrtletní
  • Nenastaveno
  • POZOR – tato volba při prvním generování nové databáze, vygeneruje i kompletní definici DPH období pro zvolenou variantu, na dva roky dopředu. Pokud budete chtít např. rekonstruovat minulé roky, je nutno tato daňová období založit ručně postupem, který uvedeme dále
• Používat střediska – Doporučuji vždy dát na hodnotu Ano. Podle naší metodiky máme minimálně vždy dvě střediska (Pokud již nemá zákazník vlastní metodiku) a to:
  • 100 – Hlavní činnost
  • 900 – Režie firmy
• Sledovat projekty – Obdobně jako u Středisek, doporučuji tuto volbu zapnout, čímž se zpřístupní evidence projektů, které je možno použít na sledování nákladů a výnosů např. na Dotace, Vozidla, Akce, Kampaně a to souběžně např. se sledovanými zakázkami, které se nastavují později