V Základním nastavení se definují přesné údaje o vlastní společnosti, jejich hlavních kontaktech a registračních údajích ve veřejných registrech jako jsou:

• ARES tj. tzv. Administrativní registr Osob MFČR viz: ARES
• Veřejného rejstříku a Sbírky listin tzv. portál JUSTICE
• Registru ekonomických subjektů ČSU, kde najdete např. své registrované ekonomické činnosti dle klasifikace CZ-NACE, potřebné pro daňové výkazy.

Pro výpis údajů z těchto registrů Vám většinou postačí znalost Vašeho IČ a povědomí o tom, kde je již Vaš podnikatelský subjekt registrován a jaké má přidělené identifikátory

Definici a nastavení údajů v Základním nastavení věnujte maximální pozornost, vzhledem k tomu, že se většina z těchto údajů dále využívání pro Vaši identifikaci v celém systémů a slouží jako zdroj Vašich údajů pro Vaše doklady a dokumenty, které vytváříte pomocí IS SHIPARD.

Označte položku Základní nastavení a modrým tlačítkem Otevřít nastavte tyto údaje:

• Název tedy přesný obchodní název Vašeho podniku nejlépe přesně dle veřejného registru. Pokud byla Vaše databáze založena načtením přes IČ z ARES tak tento název již neupravujte!
• Zkrácený název je ideální pro účelné zmenšení názvu vaši organizace, pokud její registrovaný název je neúměrně dlouhý a v obvyklém styku jej tak nepoužíváte
• Stát tj. většinou Česká republika vyberte ze seznamu
• Kontaktní telefon uvádějte ve formátu +420 999 999 9­99 a na toto místo je vhodné při více telefonních spojeních uvádět hlavní telefonní spojení na Vaši firmu např. na ústřednu nebo sekretariát. Toto telefonní spojení se tiskne např. jako výchozí na vydané faktury
• Kontaktní email opět podobně jako u telefonu hlavní email společnosti většinou: info@vasedomena.cz
• Web – pokud máte vlastní webové stránky uvádá se zde jen část bez https://muj.shipard.cz/ tedy stačí muj.shipard.cz
• ** Registrace v OR/ŽU** – tedy registrace Vaší společnosti buď v Obchodním rejstříku, pokud jste právnická osoba zapsaná do OR, nebo v Živnostenském rejstříku, pokud jste např. OSVČ tj. podnikající fyzická osoba samostatně výdělečně činná. Pokud je vaše společnost zřízena a vedena v jiném rejstříku např. jako školská právnická osoba a pod. uveďte vazbu na tuto registraci.
  
• Vlastní osoba je odkazem do evidence osob, kde se vedle vlastní osoby evidují standardně všechny subjekty, se kterými účtujeme své obchodní a jiné vztahy
  
  po prvním založení databáze je již většinou vlastní Osoba naplněna údaji z veřejného registru a doporučuji v rámci nastavení ji doplnit o další údaje typu bankovní spojení, telefony, adresy, maily, datové schránky a další údaje, které budeme chtít využívat k identifikaci své firmy
• Typ účtu pro nové uživatele – IS SHIPARD přínáší nový komfort pro dělbu práce mezi uživateli jak uvnitř společnosti tak i sdílení s okolím jako josu externí účetní, daňoví poradci, správci systému, administrátoři, auditoři a pod.
  
  Když budete zakládat nové uživatele, je vždy dobré rozhodnout zda tento uživatel již má účet v jiné databázi SHIPARD, nebo bude mít, nebo zda bude použit jen jednou. Pokud platí to první je vhodná volba Shipard pokud bude nový uživatel nejčastěji jen v této Vaší nové databázi stačí přednastavit volbu Lokální.

  Při definici každého nového uživatele je toto možno stanovit individuálně